Terms and conditions / Términos y condiciones

English

PURPOSE

This document regulates the Terms and Conditons for the Sailing Souls Retreats 2019 and forms the legal basis for participation. The retreat week is organised by Marta Riera Pi (“Sailing Souls”). Making a booking confirms your acceptance of the Terms and Conditions gathered here – it is in your own interest to read them carefully.

ROLE OF SAILING SOULS

Sailing Souls charters the yacht, deals with the charter company, organises the retreat and guides through the retreat week. During the retreat, Eva Octavio (through her company Sonamar) will act as a skipper and Marta Riera Pi as a yoga teacher. Eva Octavio holds a suitable skipper certification and has the required experience. Marta Riera Pi is a 500hrs Yoga Alliance-certified teacher.

LIABILITY

All care will be provided and your safety is our priority. However, by accepting the Terms and Conditions you agree on joining the retreat on your own risk. Neither Eva Octavio (as skipper) and Marta Riera Pi (as the coordinator and yoga teacher) nor any other member of the group can be held liable for any unforeseen incidents involving personal injuries and property damage occurring during the retreat, unless covered by an insurance. You declare to waive all claims for compensation for personal injuries and property damage unless based on intent or gross negligence.

INSURANCE

Our insurance package covers legal liability of skipper and crew from the use of the chartered boat. Our insurence covers your safety on the boat but you may want to arrange a travel insurance that could cover you in case you need to cancel your booking.

PRICING AND BOOKING PROCESS

The deposit of 550€ per person needs to be transferred before the trip to secure your spot on the boat. We use your deposit to cover part of the boat rent – it will be included in the total price. The remaining part of the price has to be paid four weeks before the retreat starts.

Included in the price are: yoga and meditation sessions, meals and beverages on the boat, port charges, tourist tax, fuel, marina and buoy field fees, cleaning of the yacht, charter insurance package.

Don’t forget to calculate your personal costs into your travel budget, like the cost of the flight and bus or transfer to the yacht marina.

You can secure your place filling the booking form and paying the deposit at www.sailingsouls.net. Once the payment has arrived at our account, we will notify you and your booking is definite. We recommend buying your flights once you have finalized the final payment, about 4 weeks before the start of the retreat, when you will be notified by email how to make this second payment effective.

YOUR RESPONSIBILITIES

You accept that the skipper has the final say and ultimate authority on board the yacht. You will apply care and reasonable thinking while using the yacht and its equipment. If any damage occurs to yacht or equipment and is caused by you, you agree to cover the full value of the damage (if not covered by the insurance). If any damage or accident occurs in your presence, you will inform the skipper immediately.

To participate in the retreat, you have to be at least 18 years old. You are responsible for your personal safety on board and in port. Sailing is an active sport with variables such as wind, water and moving objects. Yoga is an active sport as well and there is a risk of injuries during practice. By sailing and practising yoga with us, you assume any associated risks including but not limited to cuts, sprains or rope burn. If you feel uncomfortable (e.g. seasick) during the trip, you will inform the skipper immediately. If you suffer from a health problem, you will keep with you any medications that you might need. Please note that our yacht carries only a generic first aid kit.

You agree to arrive at the check-in location on time. You will cover any additional travel expenses that you might need to cover to reach the boat at the port on the departing date.

During the trip you will take full responsibility for your actions and answer for them to the appropriate authorities.

CANCELLATION POLICY

Cancellation by you: If you have to cancel, an immediate written notification (email) must be given. The deposit or the total payment are usually not refundable.We will refund your deposit only if we are able to find a substitute for you who wishes to take your place and of course we will do our best to find a substitute for you but we can not guarantee it.

Cancellation by us: If due to any circumstances, the skipper or the yoga teacher can’t be present during the retreat week, we will give our best to organise a replacement. In case we have to cancel the trip due to unforeseen circumstances, we reserve the right to do so and will immediately notify every participant. We will refund you the deposit paid to us and the rest of the payment.

In the unlikely case that there isn’t the minimum of 5 people booked required at your retreat we’ll try to rellocate you in another week of the retreat. In case you don’t have availability for the any other week of the retreat we’ll then proceed to pay you back the deposit.

In the event that the cancellation is the responsibility of a third party (e.g. charter company) or Force Majeure, we will deal with the third party/insurance and aim to receive a full refund of the boat rent paid and other related costs. We can’t be held liable for costs that don’t get refunded.

IMAGE COLLECTION

We will share all the photographs and video shots in a digital form after the trip, in case you might want to make use of them. By joining the retreat and not specifying otherwise, you agree that such material will be collected by us, that we keep ownership of the material and that we make use of the material on our website and for publicity of future retreats. If you will not be fond of any image that we will take of you, you have the right to ask for the removal of respective material from our digital libraries.

OTHER

  • Transfers: We are not providing any type of transfers between airport and the port, neither transportation nor flights from/to your home country.
  • Passport: You are responsible for your own required travel documents that you might need to enjoy the trip with us.
  • Complaints: We aim to organise a great retreat to everybody’s full satisfaction. If you happen to have any issue with the organisation, please address your complaint as soon as you can.
  • Nights in port: The retreat is designed to spend a maximum of 2 nights in port or buoy if for reasons other than the meteorological needs the group agrees by consensus to spend more nights in port the extra cost will be assumed among all the participants of the retreat ( approximately € 20 per person per night)
  • Special requirements: It is crucial that you let us know about any special needs/requirements. If you have a medical condition that may impact your travel, please provide us with full details of such situation before you book.
  • Data protection: We will use your personal data for administration only. We will share your personal data with the charter company and the insurance company only.

Spanish

PROPÓSITO

Este documento regula los Términos y Condiciones para los Retiros de Sailing Souls 2019 y constituye la base legal para la participación en los mismos. La semana de retiro/vacaciones está organizada por Marta Riera Pi (“Sailing Souls”). Con tu reserva confirmas tu aceptación de los Términos y condiciones que se recopilan aquí; es importante leerlos atentamente.

ROL DE SAILING SOULS

Sailing Souls propociona el yate, ocupándose de la compañía de chárter, organiza el retiro y guía durante la semana de retiro. Durante el retiro, Eva Octavio (a través de su compañía Sonamar) actuará como patrón y Marta Riera Pi como profesora de yoga. Eva Octavio posee una certificación de patrón adecuada y tiene la experiencia requerida. Marta Riera Pi es una profesora de yoga certificada por Yoga Alliance (500 horas).

RESPONSABILIDAD

Tu seguridad es nuestra prioridad. Sin embargo, al aceptar los Términos y condiciones, aceptas unirte al retiro bajo tu propia reponsabilidad. Ni Eva Octavio (como patrón) ni Marta Riera Pi (como coordinadora y profesora de yoga) ni ningún otro miembro del grupo pueden ser responsables de incidentes imprevistos relacionados con lesiones personales y daños a la propiedad durante el retiro, a menos que estén cubiertos por el seguro. Declaras renunciar a todas las reclamaciones de indemnización por lesiones personales y daños a la propiedad a menos que sea debida a una negligencia grave.

SEGURO

Nuestro seguro cubre la responsabilidad legal del patrón y la tripulación por el uso del barco. Nuestro seguro cubre tu seguridad en el barco, pero es posible que desees contratar un seguro de viaje que te cubra en caso de que necesites cancelar tu reserva.

PROCESO DE RESERVAS

El depósito de 550 € por persona debe ser transferido antes del viaje para asegurar tu lugar en el barco. Utilizamos tu depósito para cubrir parte del alquiler del barco, que se incluirá en el precio total. La parte restante del precio debe pagarse cuatro semanas antes de que comience el retiro.

El precio incluye: sesiones de yoga y meditación, comidas y bebidas en el barco, tarifas portuarias, impuestos turísticos, combustible, marina y boyas, limpieza del yate, seguro. No te olvides de calcular tus gastos personales en su presupuesto de viaje, como el coste del vuelo y el autobús o taxi al puerto deportivo.

Asegura tu plaza rellenando el formulario de reserva y pagando el depósito en www.sailingsouls.net. Una vez que el pago haya llegado a nuestra cuenta, te lo notificaremos y tu reserva se hará efectiva. Recomendamos comprar sus vuelos una vez que haya finalizado el pago final, unas 4 semanas antes del inicio del retiro cuando se le notificacará por correo electrónico como hacer efectivo este segundo pago.

TUS RESPONSABILIDADES

Aceptas que el patrón tiene la última palabra y la máxima autoridad a bordo del yate. Aplicará su criterio y razonamiento mientras gobierna el barco. Si se produce algún daño en el yate o equipo y es causado por ti, aceptas cubrir el valor total del daño (si no está cubierto por el seguro). Si se produce algún daño o accidente en tu presencia, deberás informar al capitán de inmediato.

Para participar en el retiro, debes tener al menos 18 años de edad. Eres responsable de tu seguridad personal a bordo y en el puerto. La vela es un deporte activo con variables como viento, agua y objetos en movimiento. El yoga también es un deporte activo y existe un riesgo de lesiones durante la práctica. Al navegar y practicar yoga con nosotros, asumes cualquier riesgo asociado que incluye, entre otros, cortes, esguinces o quemaduras con cuerdas. Si te siente incómodo (por ejemplo, mareado) durante el viaje, informarás al patrón de inmediato. Si sufres de un problema de salud, te ocuparás de disponer de todos los medicamentos que puedas necesitar. Ten en cuenta que nuestro barco lleva solo un botiquín de primeros auxilios genérico.

Te comprometes a llegar a tiempo al punto de salida. Cubrirás los gastos de viaje adicionales que puedas necesitar para llegar al barco en el puerto en la fecha de salida. Durante el viaje, asumirás la responsabilidad total de tus acciones y responderás ante las autoridades correspondientes si fuera necesario.

POLÍTICA DE CANCELACIÓN

Cancelación por tu parte: Si tienes que cancelar, debes enviar una notificación por escrito (correo electrónico) de inmediato. El depósito o el pago total generalmente no son reembolsables. Te reembolsaremos tu depósito sólo si podemos encontrar un sustituto para ti que desee ocupar tu lugar y, por supuesto, haremos todo lo posible para encontrarlo, pero podemos garantizarlo.

Cancelación por nuestra parte: si por alguna circunstancia, la patrona o  la profesora de yoga no pueden estar presentes durante la semana de retiro, haremos lo posible para organizar un reemplazo. En caso de que tengamos que cancelar el viaje debido a circunstancias imprevistas, nos reservamos el derecho de hacerlo y se lo notificaremos inmediatamente a cada participante. Le reembolsaremos el depósito pagado y el resto del pago.

En el improbable caso de que no haya un mínimo de 5 personas reservadas en su retiro, intentaremos ubicarlo en otra semana de retiro. En caso de que no tenga disponibilidad para ninguna otra semana de retiro, procederemos a reembolsarle el depósito.

En el caso de que la cancelación sea responsabilidad de un tercero (por ejemplo, una compañía de vuelos chárter) o Force Majeure, trataremos con el tercero / seguro y trataremos de recibir un reembolso completo del alquiler del barco pagado y otros costos relacionados. No podemos responsabilizarnos por los costes que no se reembolsan.

Recolección de imágenes Compartiremos todas las fotografías y tomas de video en formato digital después del viaje. Al unirte al retiro y si no especificas lo contrario, aceptas que recopilemos dicho material que pertenece a Sailing Souls y que hagamos uso del material en nuestro sitio web y para la publicidad de futuros retiros. Si no te gusta alguna imagen que se tome det ti tienes derecho a solicitar la eliminación del material respectivo.

OTROS

  • Desplazamientos: No proporcionamos ningún tipo de desplazamientos entre el aeropuerto y el puerto, ni transporte ni vuelos desde / hacia tu país de origen.
  • Pasaporte: eres responsable de los documentos de viaje necesarios que puedas necesitar para disfrutar del viaje con nosotros.
  • Quejas: nuestro objetivo es organizar un gran retiro para la plena satisfacción de todos. Si tienes algún problema con la organización, comunícanos tu queja lo antes posible.
  • Noches en puerto: El retiro esta diseñado para pasar un máximo de 2 noches en puerto o boya si por razones que no sean las necesidades meteorologicas el grupo acuerda por consenso pasar más noches en puerto el coste extra se asumirá entre todos los participantes del retiro (aproximadamente 20€ por persona por noche)
  • Requisitos especiales: es crucial que nos informes sobre cualquier necesidad / requisito especial. Si tienes una afección médica que pueda afectar tu viaje, por favor indícanos todos los detalles de dicha situación antes de realizar la reserva.
  • Protección de datos: utilizaremos tus datos personales solo para administración y información de Sailing Souls. Compartiremos tus datos personales únicamente con la compañía de chárter y la compañía de seguros.